Ass. Administratif Polyvalent H/F - Groupe Biscuits Bouvard

Notre Groupe Biscuitier est leader dans son domaine (fabrication de biscuits sucrés, biologiques et diététiques à destination des marques de distributeurs et des grandes marques) et compte environ 2000 collaborateurs sur 18 sites de production.

La Biscuiterie de la Tour d'Albon, entreprise familiale située à Anneyron (26), est spécialisée dans la production de biscuits tablette de chocolat, de boudoirs infantiles, de biscuits diététiques et biologiques ou encore de barres fourrées. Forte de ses 70 années d'existence, l'entreprise compte sur le savoir-faire de ses 190 collaborateurs pour produire des biscuits gourmands et de qualité et ravir ainsi les papilles de nos consommateurs.

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du site à travers des missions diversifiées, alliant gestion administrative, support RH, organisation et relations humaines.

Engagés en faveur de l'égalité des chances, nous vous informons que ce poste est ouvert à compétences égales, aux candidatures de personnes en situation de handicap.

Accueil et relations avec les interlocuteurs internes et externes

• Être le premier interlocuteur des visiteurs et assurer la gestion du standard téléphonique, dans le respect des procédures internes d'accueil et de sécurité.
• Faciliter les relations entre les différents services du site et les interlocuteurs du Groupe (mise en relation, réservations diverses).
• Assurer le suivi des sollicitations externes : fournisseurs, demandes de sponsoring et de dons, conformément à la politique définie.
• Organiser et coordonner les visites de l'usine.

Coordination et gestion administrative du site

• Assurer le relais administratif en remplacement de la secrétaire technique : établir les plannings du personnel (titulaires et intérimaires), suivre les heures de production et transmettre les relevés d'heures aux agences d'emploi temporaire.
• Réaliser quotidiennement la vérification des pointages, en lien avec les heures de production et dans le respect des procédures RH.
• Participer à différentes missions administratives RH : gestion des contrats intérimaires et vérification des documents associés.
• Assurer le suivi des contrats de prestations (bureautique, espaces verts).

Gestion des services et de la vie quotidienne du site

• Être l'interlocuteur privilégié des salariés auprès du prestataire de vêtements de travail : suivi des demandes, remontée des incidents et visites périodiques dans les vestiaires.
• Gérer les commandes et le suivi des stocks de chaussures de sécurité du personnel.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau.
• Organiser et assurer le suivi du local biscuits destiné aux dons.
• Gérer la réception et l'expédition du courrier et des colis.

Participation à la vie du site

• Contribuer à la préparation et à l'organisation d'événements et de visites.
• Participer à diverses tâches ponctuelles nécessaires au bon fonctionnement du site.

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées, notamment dans le cadre des missions administratives et RH.
• Être organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e).
• Avoir le sens du service et un bon relationnel.
• Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de capacité d'adaptation.

Compétences : Maitriser l'informatique (Pack Office), Logiciel de gestion des temps et activités, Capacité rédactionnelle et relationnelle.

• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d'adaptation
• Gestion administrative