Assistant du Directeur de Cabinet et Renfort Poste d'Accueil H/F - Cc Porte de Dromardeche

La Communauté de communes Porte de DrômArdèche située au coeur de la Vallée du Rhône, entre Lyon et Valence, compte 50 000 habitants, 34 communes et 200 agents. Notre territoire présente un fort dynamisme économique et des espaces naturels préservés proposant un cadre de vie très agréable.
Le poste d'assistant (e) a pour objectif de seconder le directeur de cabinet dans l'ensemble de ses missions d'appui à l'exécutif. Ce poste implique un accès à des informations sensibles ou stratégiques, d'où une exigence forte de discrétion professionnelle et de loyauté. Par ailleurs, l'assistante(e) participe également la permanence de l'accueil.Sous la Responsabilité du Directeur de Cabinet, vous travaillez au sein d'une équipe disposant de compétences variées permettant de couvrir l'ensemble des volets du développement. Vos missions seront les suivantes :- Accueil téléphonique et physique (usagers, élus, partenaires)- Gestion des agendas (prise de rendez-vous, organisation des déplacements, suivi des manifestations et des représentations de la communauté de commune)- Courriers (logiciel March) : Enregistrement, suivi des courriers arrivés. Rédaction, mise en forme des courriers départ.- Mise en forme et diffusion des notes, présentations,- Préparation des dossiers (supports, discours, logistique) en coordination avec les services- Classement et archivage des documents (courriers, mails, dossiers)- Événements : Organisation, envoi et suivi des invitations (courriers, mails)- Salles de réunion : réservations, préparation et rangement, matériel vidéo- Gestion administrative et financière du Cabinet (logiciel Sedit)Sous la responsabilité de la responsable de l'administration générale et en binôme avec l'assistante d'accueil :- Gestion du standard téléphonique- Gestion de l'accueil physique du public- Gestion de l'espace d'accueilProfil recherché- Connaissance de l'accueil physique et téléphonique- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).- Protocole : Connaissance des règles de communication institutionnelle- Connaissance des procédures administratives et financières des collectivités territoriales- Qualités rédactionnelles (courriers protocolaires, comptes rendus, notes)- Rigueur et sens de l'organisation, sens des priorités et gestion du temps- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais- Capacité à travailler en transversalité avec l'ensemble des services- Comptabilité : Suivi (engagements, factures)Temps de travail : Temps non complet 17h30/semaineRémunération : statutaire + régime indemnitaire + Avantages sociaux : titres restaurant, CNAS, participation prévoyance et santéLocalisation du poste : SAINT-VALLIER (26240)Poste à pourvoir : Dès que possibleDate limite de dépôt des candidatures : Au plus tard le 16 aoûtRéférence candidature à rappeler : 26-46 PDIR Ass Cab

Experience: 1 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de communication interne,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Planifier et organiser des réunions,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Rédiger un compte rendu de réunion,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Permis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique générale

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Techniques de communication
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation