Assistant de Direction Drm - Conseil Departemental de l'Ardeche H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité de la Direction des Routes et Mobilités, L'assistant de direction (h/f) assure un appui permanent au directeur et à l'ensemble de la direction dans la gestion quotidienne de leurs activités. Il/Elle joue un rôle clé dans l'organisation, la communication et le suivi administratif des dossiers, facilitant ainsi la prise de décision et la coordination des actions.

Secrétariat et assistance de la direction et des services du siège, avec un binôme, placés sous la responsabilité directe du DRMA :

Appui de la direction Interface avec les interlocuteurs et reporting
Organisation et préparation des réunions et RDV, réservation de salle, constitution des dossiers
Participation aux réunions et réalisation des CR
Suivi des projets et des activités de la direction
Élaboration et suivi de tableaux de bord
Gestion de l'agenda et organisation des déplacements
Accueil Gestion de l'accueil téléphonique et physique
Gestion des contacts
Gestion administrative, assistance aux services Rédaction, élaboration et réalisation de frappe de notes, courriers, contrôle de la présentation et relecture
Gestion et suivi des courriers et parapheurs, de la signature électronique
Centralisation et diffusion d'informations variées (listing communes, élus, annuaires...), documents, dossiers soumis à des circuits et des échéances
Préparation des instances (conseil de délégation, gestion et suivi des dossiers dans le logiciel Airdélib)
Tri, numérisation et archivage des documents
Fiches de procédures sur les principales missions
Gestion des demandes d'intervention techniques
Gestion du classement informatique sous G et sharepoint
Préparation du planning quadrimestriel des congés
Commande et gestion des fournitures
Gestion des outils et logiciels de travail commun et collaboratifs et de leur optimisation
Gestion des événements et de la communication Visibilité de la direction sur l'intranet, lien avec la dircom
Participer à l'organisation matérielle de journées exceptionnelles
Gestion RH Suivi des absences et congés
Suivi des frais de déplacement
Suivi et pilotage de la masse salariale
Suivi et coordination de la gestion des demandes d'emploi et de stages, de formation, des absences, des campagnes d'évaluation, de formation, des TP, des effectifs
Conception d'outils de suivi, de tableaux de bord, avec actualisation et suivi
Préparation des commissions des postes
Préparation, organisation et animation du réseau métier "secrétariat",
Préparation du planning quadrimestriel des congés,
Gestion et diffusion des actes de la GDP,
Suivi et transmission des avis DRM pour les épreuves sportives

Savoir : Organisation, contexte et enjeux de la collectivité
Fonctionnement institutionnel des collectivités et des autres administrations
Missions de la direction
Statut de la Fonction Publique Territoriale
Outils bureautiques et logiciels spécifiques

Savoir-faire Maîtriser les logiciels bureautiques
Capacité à travailler sur des logiciels spécifiques
Capacité à mettre en place des outils de suivi, de gestion et de communication
Organisation et planification de réunions
Apprécier le caractère prioritaire des dossiers et des demandes de contact
Répondre à des sollicitations diverses et variées, relayer des demandes
Capacité à travailler en équipe, en transversalité et en coordination
Capacité d'organisation, d'anricipation et de rigueur pour tous les aspects gestion
Capacité rédactionnelle, règles de l'expression écrite et orale de qualité
Capacité à se former sur de nouveaux outils

Savoir-être diplomatie, discrétion, confidentialité
réactivité
Autonomie
sens des reponsabilités et de la communication
qualités relationnelles
recherche de solutions
Rigueur dans le travail et ponctualité

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Classement des dossiers
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique